経済のグローバル化やＩＴ技術の進化に伴い、海外のクライアントとのやり取りが増えたというビジネスパーソンが多くなっています。それに伴い、英語でメールを書く機会が増えたという声をよく耳にします。
実際、私共「オンライン英語教室のUB English」にも、「ビジネス英語」とりわけ「英文メール」の書き方を習いたいという生徒が増えています。本項では、「英文メール」を書く時に抑えておくべきポイントについて論じてみたいと思います。ポイントは大きく３つあります。
一つ目は、メールの用件などを簡潔に書くことです。日本語でメールを書く時には、「先日は～のことでお世話になりました。ありがとうございました」などといった前置きをした上で、本論に入ることが好まれますが、英文メールでは、趣を変える必要があります。
「相手は忙しいビジネスパーソンであり、時間を奪う行為は厳禁である」。このことを念頭に簡潔に書くことをお薦めします。とにかく、まず「何のメールなのか」を最初の１～２行で相手がすぐにわかるようにする必要があります。例えば、This e-mail is to V.「このメールはＶするためのものです」といった具合に書き出します。そうすれば、Ｖ以下を読めば、とりあえず相手はメールの主旨をつかむことができます。
二つ目は、相手に求めるアクションを明瞭にすることです。要するに、メールの読み手に何をして欲しいのかを簡潔明瞭に書く、ということです。例えば、Could you please V?「Ｖして頂けませんか？」といった文を段落又は本文の最後に必ず書くようにします。
それにより相手は、「この人は私にＶして欲しいんだな」ということがわかります。そこを明確にしていないと、相手はDo you want me to V?「Ｖすればいいのですか？」などと確認のメールを送る必要が出てきます。そうすると、二度手間になってしまいます。
三つ目は、できるだけ表現をコンパクトにすることです。これも先と同じで、相手の時間を奪わないようにするための配慮です。相手がメールを読むことに費やす時間をできるだけ節約してあげるのです。そのために、熟語の使用を避け、同じ意味の単語に置き換える。例えば、「～に参加する」という意味の熟語take part inをjoinと言い換えたり、take care of「～を処理する、まかなう」をhandleにしたり、といったことです。
以上、３つのポイントを心掛けて英文メールを書いて頂くと、相手にすっきりした印象を与えることができます。「オンライン英語教室のUB English」の「英文メール対策」では、相手にとって読みやすい英文メールの書き方を指導しております。ご興味ある方は、お気軽にお問合せ下さい。